Avanzado:
Tabla

Paso-a-Paso: Crear una Tabla

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Que aprenderá usted:

insertar una nueva diapositiva agregarle una tabla a una diapositiva aplicar formato al texto de una tabla agregar columnas y filas dimensionar columnas y filas distribuir parejo al espacio entre las columnas y las filas insertar un símbolo (para los  grados de temperatura) detener Autoajustar dar formato a los bordes de una tabla

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Inicio con: ,  nz-animado.ppt de lección anterior, Imágenes animadas

Agregará una tabla grande a una nueva diapositiva y darla formato, para que se adapte a la diapositiva y resulte legible. ¡Es engañoso!

Esté prevenido de que puede ser que su tabla no sea demasiado parecida a las ilustraciones que va viendo a través de esta lección, dependiendo exactamente de qué es lo que escribe y cómo inserta las columnas y filas nuevas.

La Historia hasta ahora:
Usted está creando una presentación sobre Nueva Zelandia para Viajes Mundiales SA., a fin de mostrársela a los clientes.

Va a agregarle una tabla que muestra las temperaturas medias, máximas y mínimas para cada estación, de varios lugares en Nueva Zelandia, tanto en grados Centígrados como Fahrenheit).

Esta clase de información es muy útil para los visitantes. Se necesita conocer la temperatura para llevar la malla de baño o el traje para esquiar!

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Agregar una Nueva Diapositiva

1. Si es necesario, abrir nz-animado.ppt desde la lección anterior, Imágenes Animadas.
    

2. Seleccionar el texto para la última diapositiva, Información General.
    

3. Clic en el botón Nueva Diapositiva en la Barra Formato. Aparece una nueva diapositiva, después de seleccionada.
    

4. Entrar la diapositiva Título como Temperaturas.
    

5. Aplicar el diseño Título-Tabla .
   El marcador de posición de texto cambia a agregar, en el marcador de posición de tabla.

 

Cualquier diseño de diapositiva que incluya un objeto como una imagen de clipart, tabla o gráfico, tendrá un icono en el marcador de posición. Usted puede hacer un doble clic en el icono, para ir directamente al proceso de crear o agregar a dicho objeto. Algunos diseños le darán opciones de íconos: tabla, gráfico, clipart, imagen desde archivo, diagrama o un clip de medios de comunicación.

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Crear Tabla

1. Doble clic en el icono en el centro de la diapositiva. Aparece el diálogo de Insertar Tabla.
    

2. Seleccionar 8 columnas y 11 filas. La tabla aparecerá en la diapositiva, pero algunas filas quedaron colgando afuera, más allá del fondo de la misma. Después que ingrese datos , tendrá que redimensionar las filas y columnas.
    

3. En la primer fila, entrar los datos:

   Bay of Islands

   19

   9

   25

   14

   21

   11

   16

   7

   Esos números son de temperaturas en grados Centígrados.

   Uuups! Necesita otra columna para la 7 .
    

4. Guardar como  nz-tabla.ppt  en su disco Clase.
   Como manejar un disco Clase lleno

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Agregar Columna

Usando el menú Tabla, se hace fácil agregar columnas y filas. Para agregar columnas o filas múltiples, primero deberá seleccionarlas a todas. Un poco inesperado.

1. Clic en alguna parte de la última columna.
    

2. Desde el menú Tabla, en la barra de Tablas y Bordes, elegir  Insertar columnas a la derecha . Aparece una nueva columna a la derecha, expandiendo la tabla de la diapositiva.
    
   Si primero selecciona varias columnas, usando a ése comando, se producirán tantas columnas como las que había seleccionado.

   Alternar: Menú Clic-Derecho para Agregar Columna:
   Mover su ratón por encima de la última columna, hasta que el puntero cambie a la forma de Seleccionar columna . (Esto puede resultar difícil! Puede ser más fácil si ya no está seleccionada la tabla.)  Clic, es seleccionada toda la columna.

   Clic derecho en la columna seleccionada y elegir Insertar columnas desde el menú que aparece.
   
    
   Aparece a la izquierda de la nueva columna seleccionada, una nueva columna en blanco.
   
    

3. Llenar correctamente con los datos para la primer columna.

   
    

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Aplicar Formato al Texto en la Tabla

Claramente, el tamaño de texto por defecto, es demasiado grande para su tabla. Puede cambiarse éso, antes de hacer más ingresos de datos.

1. Seleccionar toda la tabla, mediante clic en el borde de la misma. El borde cambia a pequeños puntos.
    

2. Cambiar el Tamaño de fuente a 20, en la barra Formato.
   
   Está mejor, ya que las filas están ahora todas en la diapositiva. Pero, va a necesitar más filas?
    
   ¿Son algunas de sus filas de diferentes alturas? Usted va a arreglar eso más tarde.
    

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Dimensionar a la Columna: Arrastrar

Su primer columna, necesita ser más ancha para contener el nombre del lugar. Las temperaturas van a tener solo 2 dígitos (¡No hay cientos de grados en Nueva Zelandia!) de manera que esas columnas pueden ser más estrechas.

1. Mover el puntero de su ratón sobre el borde derecho de la primer celda , Bay of Islands.
    

2. Cuando el puntero se convierte en , la forma para Redimensionar horizontalmente, arrastrar hacia la derecha.
   
   Esto hace que la próxima columna sea más pequeña. El ancho de la tabla completa, no cambia. Tendrá que redimensionar la tabla usted mismo y después igualar los anchos de las otras columnas.

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Dimensionar los Anchos de las Columnas para que sean Iguales

Antes que iguale los anchos de las columnas, necesita poner nuevamente a la tabla dentro de la diapositiva.

1. Mover al puntero del ratón al borde derecho de la tabla hasta que el puntero se convierte en , la forma del Redimensionamiento Horizontal.
    

2. Arrastrar hacia la izquierda hasta que la tabla vuelve sobre la diapositiva. Su última celda puede ser demasiado pequeña para mostrar el número. Eso estará bien por ahora.
    

3. Arrastrar a través de todas las celdas de la primer fila, excepto la primera.
    
   Las celdas seleccionadas quedan resaltadas.
   Si su última celda es muy estrecha, puede ser que no se pueda ver el resalte en esa celda.
    

4. Clic en el botón Distribuir columnas uniformemente en la Barra Tablas y Bordes. Todas las celdas para temperaturas son ahora del mismo ancho.
   
    

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Agregar Filas: TAB

Ahora tiene más filas de datos que las que tiene la tabla. Para agregarle una fila al fondo de la tabla, se requiere una simple Tabulación (con la tecla TAB).
 

1. Complete la tabla con los datos de abajo.
   Usar la tecla Tabular, para moverse de celda en celda. Usando el tabulador cuando está en la última celda de una fila, lo moverá hacia la primer celda en la fila siguiente. ¡Es conveniente!
    Copia imprimible de los datos
    
   Su tabla tiene una fila de menos. Después que ingresó a la última temperatura en la última fila existente, solo pulse en la tecla de tabular. Aparecerá una nueva línea íntegra. ¡Es tan fácil!
    

Su tabla está colgando del fondo de la diapositiva. No se preocupe. La arreglará más tarde. Encontrará que arreglarla, es un evento rutinario. Desarreglarla y volver a arreglarla nuevamente.

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Agregar Filas: Menú

Esta tabla debería tener realmente etiquetas de columnas, de lo contrario, esos números no tienen sentido. Ahora va a agregar una fila para las etiquetas, en el tope de la tabla.

1. Clic derecho en una celda en la fila del tope.
    
2. Elegir Insertar filas desde el menú que aparece
   Aparece una fila nueva arriba de la fila en la que hizo el clic.
    
   Método Alternativo para Agregar Filas:
   Menú Tabla - Clic en la celda de una fila vecina al lugar donde quiere la nueva fila. Desde el menú Tabla, seleccione o bien, sea  Insertar filas arriba o  Insertar filas abajo  
    
3. Entrar etiquetas para Lugar, Primavera, Verano, Otoño, e Invierno como se muestra en la ilustración de abajo.

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Combinar Celdas

Las etiquetas para las estaciones, deberían aplicarse a dos columnas, la temperatura máxima y la temperatura mínima, para ésa estación. Usted puede combinar las dos celdas en el tope de las columnas.

Los nombres de lugares,deberían ser aplicados a dos filas , temperaturas en Celsius y en Fahrenheit. Puede combinar dos celdas verticalmente.

1. Arrastrar ,para seleccionar la celda con la palabra Primavera y la siguiente celda en blanco.
   
    
2. Clic en el botón, Combinar Celdas en la Barra Tablas y Bordes. La etiqueta ahora se extiende a través del espacio desde dos celdas.
   
    
3. Repetir combinar dos celdas para las etiquetas, Verano, Otoño, e Invierno.

   

4. Arrastrar para seleccionar la celda con Bay of Islands y la que está debajo y en blanco.
   
    
5. Clic en el botón Combinar celdas en la Barra de Tablas y Bordes. Ahora la etiqueta puede usar el espacio desde dos celdas verticalmente.
    
6. Repetir, para combinar cada nombre de lugar, con la celda en blanco que hay debajo de el. No verá claramente su resaltado, para las celdas que están fuera de la diapositiva.
    
7. Ajustar nuevamente los anchos de columnas: Si es necesario, arrastrar el borde derecho de la columna, varios lugares hacia la derecha, hasta que los nombres de lugares quepan en una línea (excepto para Bay of Islands). Después haga que las columnas para las temperaturas tengan anchos iguales nuevamente, seleccionando a las celdas y mediante clic en el botón para, Distribuir las columnas uniformemente.

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Dimensionar Filas: Arrastrar

Todavía están fuera de la diapositiva algunas de sus filas? Para hacer más corta a la tabla, deben redimensionarse las filas. Redimensionar filas puede resultar bastante frustrante!

Los pasos de abajo muestran dos tipos de problemas, pero su tabla puede quedar verdaderamente muy bien.

1. Si una fila parece demasiado alta, (como la primer fila de Queensland en la ilustración de más arriba) mover el puntero del ratón por encima del borde inferior de la fila. Cuando el puntero cambia a ,la forma para Redimensionar verticalmente, arrástrelas. PowerPoint reducirá la altura al mínimo para el tamaño de la fuente actual.
    
   Problema: No puedo redimensionar a una altura adicional
   Si hay espacios, o cortes de líneas o de párrafos, en cualquier celda de la fila, no se puede arrastrar la fila a su mínima altura para los datos visibles. Primero deberá remover los ítems que causan el problema. A diferencia de Word, no hay manera de mostrar las marcas para esos! Para poder encontrarlos debería ser un detective.
    
2. Si una fila todavía no es suficientemente corta, después de haberla arrastrado por su borde (como la primer fila Wellington, en la ilustración de arriba), ponga su cursor en cada celda de la fila en turno y arrastre a través de la celda, pero no arrastre dentro de una celda vecina. Aparecerá un resaltado donde habrán espacios, o cortes de líneas o párrafos.
    
3. Usar las teclas de SUPR o RETROCESO para remover cualquier espacio extra, cortes de líneas o de párrafos.
    
   Cuando todas las celdas de una fila han sido arregladas, la altura de la misma debería disminuir y reducirse automáticamente para acomodarse al tamaño de la fuente.
    
4. Si su tabla todavía no está lo suficientemente sobre su diapositiva, arrastre de la manija del fondo al centro, hacia arriba hasta que esté bien.
    
5. Guardar en su disco Clase. [nz-tabla.ppt]
   Como manejar un disco Clase lleno

   

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Dimensionar Por Igual, las Alturas de las Filas

Las pequeñas diferencias en las alturas de las fila, serán más notables cuando sus diapositivas sean proyectadas. Es fácil hacer que todas las filas tengan la misma altura una vez que sean removidas las marcas ocultas.

1. Seleccionar todas las celdas de una columna.
    
2. Clic en el botón, Distribuir filas uniformemente, en la barra de Tablas y Bordes. La altura dentro de la tabla es dividida igualmente entre todas las filas.

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Formato

Las etiquetas tienen a menudo un fondo coloreado, o una fuente distinta de la del texto de la tabla.

1. Seleccionar la fila del tope de la tabla.
    
2. Abrir la paleta de colores desde el botón, Llenar en la Barra Tablas y Bordes.
    
3. Seleccionar el cuadro azul-verde de los colores en el esquema de colores,  el segundo desde la derecha.
    
4. Con la fila todavía seleccionada, aplicar de forma similar Blanco, como el color de fuente, usando el botón, Color de fuente, en la barra de Formato.
    
5. Repetir las acciones de arriba, para los nombres de lugares en la primer columna.

   

   Copiar formato, copiará al formato del texto, pero no copiará el relleno de fondo.

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Agregar Columna Después de Formatear

La tabla todavía no está completamente clara. Necesita mostrar qué temperaturas están en grados Celsius y cuáles en Fahrenheit. Será una situación difícil, pero puede ser hecho!

1. Clic en la primer celda debajo de Primavera, con el número 19 en ella.
    
2. Desde el menú Tabla, en la Barra Tablas y Bordes, seleccionar, Insertar columnas a la izquierda. Aparece una nueva columna con el mismo formato que el de la columna en la cual estaba su cursor.
    
3. Combinar las celdas de los Lugares, con la nueva celda en la fila del tope.
    

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Insertar Símbolo

El símbolo para los grados, un círculo arriba como º, no se encuentra en el teclado Inglés, pero se puede encontrar en teclados para otros idiomas. Usted puede insertarlo igual que a muchos otros caracteres especiales, por medio del diálogo de Símbolos.

1. En la 2a celda de otra nueva columna, primero escriba C .
    
2. Desde el menú seleccionar Insertar | Símbolos. 
    
3. Clic en el pequeño círculo elevado, en el medio de la paleta de caracteres.
    
4. Clic en el botón Insertar en el diálogo. No parece que pasara nada. El diálogo permanece abierto en caso que quiera insertar más caracteres.
   
    
5. Clic en el botón Cerrar, en el diálogo. Ahora puede ver el símbolo de grados al lado de su letra C.
    
6. En la próxima celda de abajo, escribir   F° .
   (El símbolo º estará en el despliegue de Símbolos Usados Recientemente, en el fondo del diálogo.)
    
7. Arrastrar para seleccionar las dos celdas en las que acaba de escribir ingresando el texto.
    
8. Clic en el botón Copiar .
    
9. Clic en la celda en blanco próxima en la columna y pegar. Los datos que ha copiado, son pegados dentro de las dos celdas próximas.
   
    
10. Repetir copiar su Cº y Fº dentro de las celdas en blanco que quedan.
     
    Ahora sus datos de temperatura están claramente etiquetados pero la tabla está fuera de la diapositiva hacia la derecha... nuevamente!

    

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Habrá Ajustar Tablas y Columnas

Usted puede necesitar ajustar y reajustar el tamaño de la tabla y los anchos de las columnas, para hacer volver la tabla dentro de la diapositiva y las columnas de los datos, iguales nuevamente. ¡Semejante molestia! Arreglar un problema crea otros problemas.

1. Ajustar el ancho de la nueva columna hasta que el Cº y Fº entra justo en una línea.
    
2. Si es necesario, arrastrar la manija del centro, en el borde de la derecha (pequeño círculo blanco) en el lado derecho de la tabla nuevamente a la izquierda, hasta que la tabla vuelva a la diapositiva.
    
   Esto redimensionará nuevamente a todas las columnas y probablemente habrá que los nombres corran de nuevo sobre dos líneas. <suspiro>
    
3. Redimensionar los Lugares y columnas C/F, si es necesario, de forma que el texto entre en una línea (excepto para Bay of Islands).
    
4. Distribuir columnas uniformemente:
   Seleccionar las celdas con datos en una fila y usar nuevamente al botón, Distribuir Columnas Uniformemente.
    
5. Guardar en su disco Clase. [nz-tabla.ppt]
   Como manejar un disco Clase lleno

Si se inserta un carácter especial y la computadora que está ejecutando su presentación, no tiene la misma fuente que usted usó, puede ser que vea en cambio un carácter completamente diferente. No todas las fuentes incluyen a todos los caracteres que tienen otras fuentes. Esta es una buena razón para implantar sus fuentes en la presentación.

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Insertar y Formatear Texto

Esta diapositiva todavía no le dice al observador que ésas temperaturas son máximas y mínimas. No hay más espacio en la tabla! Usted puede poner ésa información en el Título, pero tendrá que formatear con cuidado, para hacer que todo ajuste.
 

1. Clic en el Título al final de la palabra y pulsar la tecla Entrar. El tamaño de fuente del título, baja un punto hasta 40. Aparece una línea nueva que usará el mismo formateo. Demasiado alta para un subtítulo!
   
    
2. Cambiar la fuente a tamaño 24.
    
3. Cambiar la fuente por Arial.
    
4. Escribir como nuevo subtítulo Promedios Máximos y Mínimos
    
   Note el icono Autoajustar a la izquierda del marcador de posición de Título. Autoajustar automáticamente reduce el tamaño de fuente del título principal, cuando pulsó ENTRAR, de forma que el texto pudiera caber todo en el marcador de posición. Ahora que ha cambiado el tamaño de la fuente, un tamaño mayor estará bien para el título principal.
    
5. Pasar por encima del icono Autoajustar, hasta que aparece una flecha. Clic en la flecha. Aparece un menú.
    
6. Elegir, No ajustar texto a este marcador de posición.
   
   El tamaño de texto aumenta hasta 44 puntos, para el título principal un punto y también para la segunda línea a 28.
    

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Formatear Tabla

Dependiendo de exactamente cómo inserta las filas y columnas, puede tener algunos bordes de celdas que están formateados como los bordes exteriores de las tablas. Puede restablecer todos los bordes fácilmente.

Todos esos números serían más fáciles de leer, si ellos estuvieran alineados a la derecha. Es la manera en que esperamos que sean escritos los números.

1. Clic en la tabla y desde el menú Tabla, seleccionar el comando Seleccionar tabla.
   O clic en el borde de la tabla.
    
2. Clic en la flecha a la derecha del botón Bordes en la barra de Formatear,para abrir la paleta de opciones de bordes.
    
3. Seleccionar Todos los bordes .
   Todas las celdas de los bordes son restablecidas a su color, estilo y ancho por defecto.
    
4. Arrastrar para seleccionar todas las celdas de temperaturas (números).
    
5. Clic en el botón de Alinear a la derecha en la Barra de Formato.
6. Guardar en su disco Clase. [nz-tabla.ppt]
   Como manejar un disco Clase lleno

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Evaluar

Ver la diapositiva a Pantalla completa.

Que piensa usted de una tabla de este tamaño? Es fácil de leer? Podría usted cumplir su propósito con menos datos? Que le parecería separar las diapositivas para las temperaturas Celsius y Fahrenheit? Sería mejor un gráfico?

En la siguiente lección, usted le agregará un gráfico a una diapositiva. Será éso más fácil?