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RolodexUna Base de Datos es un conjunto de datos que desea administrar, reconfigurar y agregar a posteriores. Es un buen programa para ser utilizado para administrar listas que no son todos números, como direcciones y números de teléfono, inventarios y listas de socios. Con una base de datos puede ordenar los datos por nombre, ciudad o código postal o por cualquier rubro individual de la información registrada. Puede crear formularios para ingresar o actualizar o solo mostrar los datos. Puede crear informes que muestran solamente los datos que le interesan, como socios que deben su cuota.

Ambas, las planillas de cálculo y las bases de datos puede ser utilizadas para manejar en gran medida la misma información, pero cada uno de ellas es optimizado para manejar un tipo distinto lo más eficientemente posible. Cuanto más grande sea la cantidad de registros, más importante son las diferencias.

Algunas base de datos populares incluyen los nombres MS Access, dBase, FoxPro, Paradox, Approach, Oracle, y Open Office Base.


Propósito: Administrando Datos 
Principales ventajas: Puede cambiar la manera en que los datos son ordenados y  desplegados

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Terminos:

Una base de datos contiene archivos que contienen registros que contienen campos  
Una base de datoss se compone de archivos. Un archivo se compone de registros. Un registro se compone de campos.

Una base de datos relacional contiene tablas vinculadas entre sí. Cada tabla contiene registros  que contienen campos.  
 

Un cuestionario puede filtrar sus registros para mostrar solamente los que coinciden con cierto criterio o para disponerlos en un orden determinado.   


Tipos de Base de Datos 

Base de datos simple:

Las primeras y más fáciles bases de datos son las simples.  Y aún en la actualidad, este tipo puede ser todo lo que usted necesita para su  finalidad. 

Ventajas Fáciles de operar
Fáciles de ser entendidas
 
Desventajas:    Pueden requerir que se ingrese la misma información en muchos registros.  
Una base de datos de textos es difícil de leer.  
Un registro aislado en una base de datos tipo  planilla de cálculo, puede no adecuarse a través de la pantalla.  
 

Una  base de datos de texto es un archivo de texto donde los campos son separados por un caracter como una barra vertical  | o  una coma , o un punto y coma  ; . El ejemplo de más abajo usa una barra vertical entre cada campo. El primer registro muestra el nombre de los campos.  

Una base de datos de texto es difícil de leer en esta forma cruda. Un programa de base de datos puede mostrar  a cada registro por separado, en un despliegue más legible. Es difícil crear un informe que contenga solo las partes que quiere ver.  

Base de datos: Texto

Una planilla puede funcionar como una base de datos simple. Cada campo se halla en una columna separada y cada fila es un solo registro.  El ejemplo de abajo muestra cuán rápidamente un registro se vuelve más ancho que la pantalla. No se pueden usar dos filas para un solo registro.  

Base de datos: planilla

Base de datos relacionales:

Microsoft Access y Oracle y otras bases de datos relacionales son más avanzadas y eficientes. Esta clase de bases de datos utiliza un conjunto de tablas que están vinculadas entre sí. El uso de una base de datos relacional bien diseñada puede reducir mucho la cantidad de datos que debe ingresar cada vez que agrega un registro. Para un número grande de registros, una base de datos relacional puede buscar más rápido entre los registros.   

Ventajas: Reduce la duplicación en el ingreso de datos.  
Búsquedas más rápidas.
Puede crear formularios e informes que muestren solo los datos que quiere ver.  
Puede crear cuestionarios para contestar preguntas que son difíciles o imposibles de ser contestadas en las bases de datos simples. 
 
Desventajas: Pueden ser de instalación compleja , usando muchas tablas. 
Es más difícil entender como se relaciona cada parte con la otra.  

Más abajo hay una ilustración de las tablas en una pequeña base de datos  que registra  información sobre agentes de seguros y tenedores de pólizas. Esta oficina de Seguros particular trabaja con varias compañías de seguros diferentes. En la base de datos hay 7 tablas. Las líneas muestran en que campos de cada tabla son los mismos. Esto vincula las tablas entre ellas.  

Las tablas en una base de datoss relacionales se unen.

Cada Agente puede tener licencia de varias compañías diferentes y en varios estados.En una base de datos simple  tendría que tener un registro para cada agente y cada compañía y estado para el que tiene  licencia, repitiendo la información sobre el agente en cada registro. Ajj! Demasiado escribir!!

Puede diseñarse un formulario de manera de poder hacer eso en un  solo sitio! Eso es mucho más fácil que tener que repetir tanta información para cada registro como lo haría en una base de datos simple. Las imágenes de abajo muestran las dos pantallas para el Formulario Informativo del Agente. Estos formularios pueden ser usados para ingresar agentes nuevos  y asimismo para mostrar los existentes.  

La forma de la entrada de datos para agentes La forma de la entrada de datos para agentes - formulario para la compañía y información que licencian


Query (Cuestionario)

Frecuentemente querrá mirar alguna parte de los datos de la base. Puede hacer un reordenamiento o filtrar sus datos usando el Lenguaje de Preguntas Estructural  (Structured Query Language = SQL).   Por ejemplo, podría querer un listado de personas que tienen un código postal determinado.  Por suerte existen métodos visuales que puede usar para crear sus preguntas, como en el ejemplo de abajo en MS Access. Puede arrastrar los campos desde la lista de arriba y dejarlos caer en las columnas de abajo. Puede agregarle un orden a la clasificación o aplicarle un criterio dado, como podría ser elegir un código postal particular. El cuestionario de abajo junta los campos desde la tabla informativa de Agentes, que se necesitan para confeccionar las etiquetas para enviarles correspondencia.   

Cuestionario en Access - alfabéticamente

El presente código SQL para este cuestionario  se ve bastante distinto de la vista del Diseño de arriba! Con razón que se creó un método de arrastrar y dejar caer!

SQL para cuestionario

Para un conjunto completo de lecciones en databases, vaya a: Working with DatabasesIcono: Nuevo web (en inglés)


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Traducción: Enrique Chornogubsky   

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Actualizado por última vez el día: 14 Dec 2010