Fundamentos de Excel:
Ordenar

Title: Jan's Illustrated Computer Literacy 101

Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado para poder contestar ciertas preguntas De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos.  Ordenar puede ayuda a reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente.   

Warning Si sus filas contienen una fórmula, debe ser extra cuidadoso cuando construya la fórmula. Asegúrese que después de Ordenar, la fórmula todavía funcionará. Mover las celdas por los alrededores puede destruir algunas fórmulas.


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Botones Buttons: Sort Ascending & Sort Descending

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!

Diálogo

Diálogo: OrdenarUsar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!

También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente!

Icon Step-by-Step 

Paso a Paso: Ordenar

 Icon Step-by-Step

Que aprenderá

ordenar celdas seleccionadas 
ordenar filas
ordenar alfabéticamente
crear una lista personalizada y ordenar según la misma  

Inicio con: Class disk viajes.xls (de la lección previa)

Ordenar: Botón

  1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
     
  2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
     
  3. Clic en el botón  Button: Sort Ascending Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.  

    Lista: ordenar con Col. A

    Una lista alfabética de clientes sería útil para muchas tareas. Sin embargo, también hay otros ordenamientos útiles. 
     

  4. Deshacer.

Ordenar: Diálogo Ordenar  

  1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
     
  2. Diálogo: Ordenar: columna ViajeSeleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.   
     
  3. En el cuadro de texto Ordenar porseleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje. 

    Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)
     

  4. Lista: Ordenar por ViajeClic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje.

    Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.
     


Crear Lista Personalizada 

  1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas
     
  2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas.   
     
  3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)  

    Diálogo: Opciones - Listas personalidas - nueva lista con viajesTahití
    Nueva Zelandia
    Mundo
    Otro
     
     

  4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.   
     
  5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.

Ordenar: Lista Personalizada  

  1. Diálogo: Opciones de ordenaciónCon las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )
     
  2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
    List de listas personalizadas
  3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
     
  4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.
    Diálogo: Ordenar - primer ordenar por Viaje, luego por Cliente
  5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar.

    Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!

  6. Class disk Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito. Normalmente eso estaría muy bien, pero podría desear  a veces más tarde  retroceder a la versión anterior. Se le darán las instrucciones para guardar los resultados de cada lección bajo un nuevo
    full floppy diskComo manejar un disco lleno

viajes2.xls - después ordenar con lista personalizada


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Traducción: Enrique Chornogubsky    

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Actualizado por última vez el día: 12/15/10