Formateo PowerPoint:
Temas de Diseño

Title: Jan's Illustrated Computer Literacy 101

Es bastante fácil crear una presentación, pero resulta difícil crear la que resulte una buena presentación. Ahora que estamos por agregarle color y fondos, necesitamos contemplar algunos objetivos y algunos errores comunes. ¡Hay tantas maneras de desordenar las cosas!

Objetivos del Diseño 

  • Textos legibles  

  • Gráficos aplicables y fáciles de leer  

  • Las diapositivas muestran los puntos principales, pero no todos los detalles

Objetivos de Presentando

Una vez que tenga una presentación bien diseñada, usted debe trabajar con ella durante su conferencia.

  • Lo que dice el orador, coincide con las diapositivas 

  • Las diapositivas no cambian su sincronismo con el que habla

  • La diapositivas no distraen del conferenciante 

  • No hay dificultades técnicas!

  • Mantiene la audiencia ocupada con el disertante


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Antes de comenzar...

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Errores de Diseño 

Las equivocaciones en el diseño vienen en distintos grados; desde serias, hasta irritantes.  

Serias

  • El texto es demasiado pequeño para ser leído  
  • Demasiado texto en la diapositiva   
  • Contra ése fondo, el texto resulta difícil de leerse
  • Demasiado material a conocerse de una sola vez

Puede ser dificultoso decidir si sus diapositivas tienen errores de diseño. ¿Exactamente cuánto texto es demasiado? ¿¿Ha reducido tanto las palabras, que ya no tienen sentido?? ¿Es una imagen meramente agradable para ser vista, la que debería ser borrada o mantiene las cosas interesantes?

El marco de abajo muestra ejemplos de algunos de los errores listados arriba.  
Icono:MouseClic  en el botón  Botón: Flecha - diapositiva siguiente de la flecha derecha, para hacer avanzar las diapositivas, o hacer clic en el botón Botón: Presentación para presentación en Iframe Presentación,  para que se vea la  presentación en una pantalla completa. Para las diapositivas 8 y 9, usted debe ver la pantalla completa para poder ver el efecto de animación.

Irritante

  • Errores de Ortografía!
  • Demasiadas cosas que se mueven  
        (imágenes animadas, transiciones de diapositivas, animaciones de texto de diapositivas)
  • Los fondos y los colores que son contradictorios
  • Uso inconsistente de las mayúsculas, minúsculas y puntuaciones.  
        Ejemplo:  Títulos de diapositivas -
         Nuestros Objetivos
         Ventas mensuales.
  • Imágenes que desperdician espacio y no agregan nada 

Consejos para Diseño

¿De manera que, cómo evitará esos errores de diseño?  ¿Qué funciona bien?   

General

  • ¡Mantenga todo simple!
  • Diseño para propósito elemental  - pantalla, impresión, proyección con transparencias, etc.
  • Si es necesario, diseñe una versión intercambiable para un propósito accesorio.
        (Lo que funciona bien en la pantalla, puede no imprimirse bien en absoluto)
  • Minimizar el uso de tablas y mantenerlas simples. 
        (Generalmente éstas difíciles de ser leídas en la pantalla. Incluya detalles en las Notas a imprimir o en un documento por separado.)
  • Minimizar el uso del clipart y las fotos.
        (Ellas agrandan el tamaño del archivo. Demasiadas distraen del texto y ocupan una cantidad grande de espacio en la pantalla.)
  • Insertar una diapositiva en blanco para un periodo de debate, o dejar la pantalla en blanco de forma manual.
        (Una dispositiva en blanco ilumina el ambiente, de manera que la gente puede verse entre si.)  
  • No ponga TODO su discurso en las diapositivas.
  • Insumirá un 30% de tiempo más  frente a una audiencia que cuando lo practique solo.
  • Esté alerta sobre el hecho de que algunas plantillas no concuerdan con todos esos consejos de diseño!

Texto

  • Manténgalo simple!
  • Use una cantidad de palabras máxima
    • 6 palabras por punto de ítem 
    • 6 puntos por diapositiva 
    • 6 diapositivas seguidas, con texto    
          (a continuación una sección diapositiva título o diapositiva imagen)
  • Alinear y hacer coincidir su texto y puntos viñetas, entre diapositivas similares.
  • Sea consistente:
        fondo de diapositiva, viñetas, fuentes, pies, esquema de color, gráficos, diagramas, fotos, ortografía, frases, márgenes, mayúsculas  etc.
  • Resumir al comienzo y nuevamente el final.
  • Un concepto, idea, o tópico por diapositiva
  • Usar animaciones personalizadas para sus listas y para las series múltiples en un gráfico. 

Fuentes de Texto y Formateo   

  • ¡Mantenga la simplicidad!
  • 1 o 2 fuentes en toda la presentación
        (Variar cuando sea necesario, mediante tamaño, negrita, itálica, color.)
  • Tamaños de Fuente:
    • Mínimo = 18 pto. 
    • Fuente Título = 36 pto. por lo menos
    • Lista con puntos viñetas,  = 24, 32, o  38 pto.
  • Tipo de Fuente:
    • Usar fuentes  sans-serif, como Esta.
    • El texto en una fuente serif debe ser de un tamaño más grande, para que sea legible igual que una fuente sans-serif .
    • Usar fuentes de fantasía solamente para los títulos. 
          (Asegúrese de que sean legibles! También de transportar la fuente con la presentación.)
  • Formateo de PowerPoint:  
    • TODAS MAYÚSCULAS son difíciles de leer.  Usarlas solo en los títulos.
    • Evitar los subrayados
          (Eso indica un vínculo.)
    • Sombrear los títulos o palabras, pero con cuidado con el texto. A menudo convierten al texto normal en algo turbio.
          (Las plantillas con frecuencia sombrean todo. )

Fondos y Texto de Color

  • Para pantalla: texto claro sobre fondo oscuro
  • Para imprimir:  texto oscuro  sobre fondo claro  
  • Fondo mezclado: Evite los fondos donde el texto cruza áreas, tanto claras como oscuras. (Es difícil formatear texto para que se muestre bien sobre ambas zonas) 
  • Texto de color:
    •  Solo pocos colores.
    • Alto contraste con el fondo.
    • Evite el rojo sobre verde y el verde sobre el rojo.  
          (La gente daltónica solo verá un color.)
    • Para imprimir: Evite los colores claros para un texto a ser impreso sobre un fondo blanco liso (No podrá ser leído!)
    • Para impresión en escala de grises:  Evite los colores para el texto y fondo que se impriman como tonos de gris similares.  

Errores en la Entrega 

Aún con una gran presentación, el orador puede causar confusión y hacer sufrir a la audiencia! ¡Practique, practique, practique!

Errores Serios

  • Leer las diapositivas a la audiencia  (¡Es aburrido!)
  • No hacer el cambio de diapositiva cuando habla del tema siguiente.  
  • Bloquear la pantalla
  • No hablar en voz alta y lo suficientemente fuerte
  • Hablar demasiado tiempo 
  • Las fuentes utilizadas no están en la computadora, que está mostrando esa presentación.
        (Puede cambiar alineamientos y acomodar textos  y  hasta  sacar los mismos  fuera de la diapositiva !)
  • Vínculos rotos 
  • Demasiado rápido
         = Cambiar diapositivas frente a la audiencia que puede leer a las mismas

Irritante

  • Demasiado lento
         = La misma diapositiva mostrada muy largamente 
  • Irse del tema
  • No hacer contacto visual con la audiencia 
  • Usar un puntero luminoso que es demasiado pequeño o difuso, para verse bien en la pantalla

Consejos para la entrega 

  • Respalde al plan: Las fallas del equipo (piense en las baterías y lámparas!)  y la presentación arruinada cuando aún estaba en camino al evento. Tenga con usted  una copia de respaldo de la presentación y un plan alternativo por si todo falla y usted debe arreglarse sin la misma. 
  • Verifique por adelantado:
    • Equipo: Que equipo va a ser  usado? Computadora? Retroproyector con transparencias ? Cuales son las características? Quién es el responsable de tener todo en el sitio y de armarlo?
    • Software: Qué software (y su número de versión!) correrá la presentación? Coincide con lo que usó para crear? Si no es así, importa eso? 
    • Medio: Como llevará la presentación al sitio? Cabrá su presentación en el medio que planea usar para transportarla?  Puede usar la computadora que hará correr la presentación con ese tipo de medio?  
          (disquete, disco zip, dispositivo de memoria USB, CD o DVD?)
    • Documentos para distribuir: Quién los está trayendo ? Cómo distribuirlos, cuándo y por quién? 
  • Antes de que llegue la audiencia  
    • Control del equipo: Encienda todo el equipo y asegúrese que funciona, especialmente el control manual. Baterías bien?
    • Practique:  Usar el equipo existente, antes de que llegue la audiencia. 
    • Ponga la sala a punto: Ver la iluminación. Disponer del estrado y el arreglo para una mejor visión.
          (No demasiado oscuro  - Eso hace difícil poder tomar notas) Dejar allí cualquier documento para distribuir.
  • Fuentes: Si se utilizan fuentes poco habituales, incrustar las fuentes en la presentación (Herramientas | Opciones | Guardar) o llevar copias para instalarlas temporalmente o (MEJOR) armar la presentación con el Asistente,  para presentaciones portátiles, o Empaquetar para CD.
  • Microsoft Visor de Microsoft Office PowerPoint (PowerPoint Viewer): Si no puede confirmar que está instalada la versión correcta de PowerPoint, usar el Asistente para presentaciones portátiles o Empaquetar para CD para incluir el PowerPoint Viewer, o Visor  (Agrega más de 3 MB al tamaño del archivo.)
  • Practique, practique, practique.

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Traducción: Enrique Chornogubsky   

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Last updated: 16 Dec 2010