Avanzado:
Importar Datos

Title: Jan's Illustrated Computer Literacy 101

 Cuando quiera usar los datos desde un documento o una hoja de cálculos existente, ciertamente usted no querrá tener que escribirlo todo de nuevo. Por suerte, puede importar todo el archivo mediante el incrustado o el vinculado del mismo. En una diapositiva ellos parecen iguales, pero cuando se los edita, se comportan como diferentes.

Incrustar: Coloca una copia estática del documento, dentro de su presentación.

  • Los cambios que haga dentro de PowerPoint, no cambian a los archivos de datos originales.
  • Los cambios hechos en el original, no se ven en la diapositiva.

Vínculo: Usa los datos directamente desde el documento original.

  • Los cambios solo puede ser hechos en el documento original.
  • Los cambios en el original se verán en la diapositiva, después de actualizarlos.
  • Mover, renombrar o eliminar al archivo original, provoca la ruptura del vínculo. Los datos continuarán en la diapositiva, pero ya no podrá editar a los mismos.

Dónde están:
JegsWorks > Lecciones > Presentaciones

Antes de comenzar...

Proyecto 1: FundamentosSubtemas

Proyecto 2: FormateoSubtemas

Proyecto 3: Avanzado
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Trabajando con Objetos

Usted importa un archivo insertándolo como a un objeto. Los comandos que tendrá disponibles, dependerán de qué clase de objeto es.

Ejemplo: Hoja de Cálculo Excel

Una hoja de cálculo Excel es llamada Objeto Hoja de cálculo en el menú Editar y en el menú que aparece cuando se hace un clic derecho en un objeto hoja de cálculo. Ambos de esos menús abren un submenú con tres opciones:

  • Right Click Menu: Worksheet Object- EditModificar = Editar en el sitio, cambiando al menú y las barras de herramientas por las de Excel.
  • Abrir = Abrir en una nueva ventana de Excel.
  • Convertir = Cambia a otro formato de planilla de cálculo Excel, o a un gráfico (requiere filtros para ser instalado)

Para Modificar o Abrir para trabajar, Excel (o cualquiera que haya sido el programa original) debe estar instalado en la computadora en la que está trabajando!


Icon Step-by-Step 

Paso-a-Paso: Importar Datos

 Icon Step-by-Step

Que aprenderá usted:

insertar un archivo como un objeto
seleccionar una hoja para mostrar
formatear datos importados
usar el Tabulador para seleccionar un objeto tapado

Inicio con: Icono: Disco Clase,  nz-gráfico.ppt desde lección anterior, nz-languages.xls desde sus archivos fuentes

La Historia Hasta Ahora: 
Usted está creando una presentación sobre Nueva Zelandia, para Viajes Mundiales SA.

Le agregará un gráfico sobre qué lenguajes son hablados en Nueva Zelandia. La principal lengua de Nueva Zelandia es el Inglés, y la mayor parte de los clientes de Viajes Mundiales, hablan algo de Inglés, pero el Inglés no es el lenguaje nativo de muchos clientes.

Una colaboradora ha encontrado algunas tablas de la oficina de censos en Nueva Zelandia acerca del lenguaje hablado, pero hay mucho más allí de lo que cualquiera probablemente desearía saber! Ella creó un archivo de Excel, nz-languages.xls, usando algunos de esos datos. Usted va a importar una tabla desde ésa hoja de cálculos.

  1. Si es necesario, abrir nz-gráfico.ppt desde su disco Clase.
     
  2. Diapositiva: LenguajesAgregar una nueva diapositiva a continuación de Días de lluvia.
     
  3. Escribir como el nuevo título de las diapositivas Lenguajes .
     
  4. Icono: Disco ClaseGuardar como  nz-importar.ppt  en su disco Clase.
    Disco lleno Como manejar un disco Clase lleno

Importar Datos

Cuando importa datos dentro de PowerPoint, está trayendo un archivocompleto. Para los archivos de Excel, puede elegir qué hoja será mostrada en la diapositiva.

  1. Desde el menú seleccionar, Insertar | Objeto... Aparece el diálogo de Insertar Objeto.
    Diálogo: Insertar objeto

     
  2. Clic en el botón de radio (círculo) para Crear desde archivo y después clic en el botón Examinar.
    Se abre el diálogo Examinar.
    Diálogo: Insertar objecto - Crear desde archivo


     
  3. Navegar a los archivos fuente en su disco rígido y seleccionar nz-languages.xls
    o entrar la ruta
    c:\Mis Documentos\complit101\presentaciones\nz-languages.xls

    Diálogo: Examinar - nz-languages.xls
     
    Si no encuentra ese archivo en su disco rígido, usted puede descargarlo.
     

  4. Clic en Aceptar. El diálogo de Insertar objeto cambia, para mostrar la ruta hacia el archivo que ha seleccionado.

    Diálogo: Insertar objeto - ruta al archivo

  5. Diapositiva Lenguajes con la tabla grands inicialClic en Aceptar. La hoja que se estaba viendo cuando se guardó por última vez al archivo, se muestra centrada en la diapositiva.
     
    Ijj! Que tabla más horrible, para una diapositiva. Demasiadas entradas en la tabla y el texto es ciertamente demasiado chico.
     
    Antes de hacer cualquier cambio en el formato, miremos a este archivo en Excel y consideremos si hay algo más allí, que pueda utilizar en lugar de eso!
     
    ConsejoSi Autodiseño está activo, la tabla será dimensionada más pequeña, para caber en el marcador de posición del Cuerpo. ¡Hace que una situación mala sea todavía peor! 

Abrir Objeto

Una de las ventajas de importar sus datos como objeto, es que puede editar en su lugar, con el programa original. Es tan fácil como un doble clic!

  1. Hacer doble-clic en la tabla de la diapositiva Lenguaje. Cambian varias cosas!
    • La tabla se convierte en una hoja de cálculo.
    • Las barras de herramientas cambian por barras de herramientas de Excel.
    • Los botones para Navegación desde Excel, se muestran al fondo de la tabla.
    • Los menús cambian a menús de Excel.

    La ventana de PowerPoint con un objeto abre en Excel.

    Icono: ProblemaEsos cambios suceden soloamente si tiene a Microsoft Excel instalado en su computadora.

    Menú de contexto: Objeto Hoja de cálculo | ModificarMétodo Alternativo: Clic derecho en la tabla. Desde el menú que aparece, elegir Objeto Hoja de cálculo y después Modificar.
     

  2. La flecha de la navegación en el fondo de la hoja de cálculoClic en la flecha derecha de la barra de navegación, al fondo de la hoja de cálculos. Hay dos hojas más en ése archivo de Excel.
     
    Si la hoja de cálculos es muy estrecha para poder leer los nombres completos en la tabla, es posible redimensionarla arrastrando de una de las manijas de redimensionar.
     
  3. Fichas de hojas de cálculoClic en la ultima ficha, Gráfico-idiomas no ingleses. Lo que se vé, cambia para mostrar la hoja de la tabla.
    Se necesita redimensionar y posicionar ese objeto!

Editar Objeto

Mientras su objeto (la hoja de cálculos) está en esta ventana, puede hacer cambios. Como no creó de nuevo un Vínculo de ése objeto con el archivo original, puede hacer cambios y ellos no afectarán en absoluto al original. Usted queda libre para jugar!

  1. Arrastrar el gráfico la izquierda por su bordeSi su gráfico está fuera de la diapositiva hacia la derecha, mueva al puntero de su ratón hacia el filo interno del borde y arrastre hacia la izquierda. En este caso el puntero del ratón , NO cambia de forma.
     
  2. Gráfico con nueva diminsionesRedimensionar al gráfico, arrastrándolo de las manijas de las esquinas. (Lo que se vé, puede parecer que se están encimando los gráficos, pero en realidad no hay dos de ellos.)

     
    No se necesita al título del gráfico, de manera que remuévalo.

     
  3. Seleccionar el título del gráficoClic en el título del gráfico para seleccionarla.
     
  4. Pulsar la tecla SUPRIMIR. Toda la tabla se redimensiona para usar el espacio.
     
    Puede cambiar la fuente y remover algunos de los números para hacer a los ejes más fáciles de leer.
     
  5. Menú de contexto: Formato de ejesClic derecho en las etiquetas para el eje Y (los números).

     
  6. Diálogo: Formato de ejes - EscalaSeleccionar la ficha de Escala.
     
  7. Cambiar la unidad mayor a 400000

     
  8. Diálogo: Formato de ejes - Fuente - tamaño 20Seleccionar la ficha Fuente.
     
  9. Cambiar el tamaño de la fuente a 20.
     
  10. Clic  en Aceptar.
     
  11. Clic derecho en los nombres de lenguajes a través del fondo (el eje X) y seleccionar Formato de ejes.
     
  12. En el diálogo del Formato de ejes, seleccionar la ficha Fuente y fijar el Tamaño de fuente a 20.
     
  13. El marco del gráfico está apagado la diapositiva en el fondoClic en Aceptar.
     
    Icono: ProblemaEl marco de su gráfico puede quedar, en el fondo, fuera de la diapositiva:
    Necesita cambiar el ajuste del Zoom en lugar del desplazamiento. Si trata de desplazarla para verlo, probablemente se deslizará sobre la próxima diapositiva. ¡Resulta tan frustrante!
     Botón: Zoom - list of choicesEn la barra de herramientas de Formato, cambiar el Zoom al próximo porcentaje menor. Puede ver las manijas al fondo del marco de la tabla? Si así no fuera, pruebe con un valor menor para el Zoom, hasta poder ver las manijas.
     

    Slide with object frame showing chartArrastrar la manija del centro del fondo arriba, hasta que el marco de la tabla esté completamente sobre la diapositiva. Las etiquetas de lenguaje pueden volverse verticales, como en la ilustración de la derecha. 

    Cuando redimensionó la tabla, el tamaño de la fuente para las etiquetas de los ejes, puede haber disminuido de 20 a 18.
     

    El marco del gráfico es demasiado corto.Icono: ProblemaEl marco del gráfico es demasiado corto:
    Arrastrar la orilla del fondo del marco, hacia abajo al borde de la diapositiva.
     
  14. Diapositiva Lenguajes con gráfico formatoClic en la diapositiva, fuera del área del gráfico.
     
    Las funciones de Excel se desvanecen y esas remilgadas etiquetas, se ladean de nuevo. Su gráfico puede verse diferente, si su tamaño es distinto.
    Resulta todo tan confuso cuando lo que se vé mientras edita, no es lo que se vé en la diapositiva!!

Seleccionar y Suprimir al Marcador de Posición debajo del Gráfico.

Es el marcador de posición de texto original, el que todavía está aquí debajo del gráfico? No se verá cuando se vea la diapositiva. Pero usted puede deshacerse de el.

Usará una técnica nueva para llegar al mismo. La tecla de Tabular viene al rescate!

(Aún si su marcador de posición desaparece, lea a través de los pasos siguientes para ver como llegar a un objeto que está tapado por otro.)

  1. Clicking on the words Click to add text, selected chart insteadClic en las palabras Haga clic para agregar texto para tratar de seleccionar el marcador de posición. Se volvieron puntos los bordes del marcador de posición? Probablemente no. A medida que se muestra la ilustración a la derecha, también se ven los círculos de las manijas para la tabla.
     
    Como el gráfico está apilado encima del marcador de posición, está cubriendo esas palabras.
     
  2. Seleccionar el marcador de posición de textoPulsar la tecla Tabulador en su teclado. El marcador de posición Título, es seleccionado.
     
  3. Pulsar nuevamente al Tabulador. AHORA queda seleccionado el marcador de posición de texto.
     
  4. Pulsar la tecla SUPRIMIR . El marcador de posición se desvanece. Es mucho más prolijo!

El marcador de posición de texto - Eliminar

Método Alternativo - Cambiar al orden en la pila:
Seleccionar el gráfico. Desde la barra de Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo y seleccionar, Ordenar | Enviar al fondo. Eso coloca al gráfico debajo del cuadro de texto. Ahora podrá seleccionar al cuadro de texto y suprimirlo.


Agregar Cuadro de Texto y Formato

El gráfico no incluye al número de personas que hablan Inglés. La barra para Inglés sería tan alta que sería imposible leer a las otras barras! Puede agregar ésa información en un cuadro de texto, como una especie de subtítulo de la diapositiva.

  1. Crear Cuadro de Texto: En la barra de Dibujo, hacer clic en el botón de Cuadro de Texto Botón: Cuadro de texto. Cuando se mueve al ratón encima de la diapositiva, el puntero cambia a esta  Puntero: Cuadro de texto  barra vertical con una pequeña barra en cruz cerca del fondo.
     
  2. Cuadro de texto: Oradores de inglés = 3,425,304Clic debajo del marcador de posición del Título. Aparece un pequeño cuadro de texto, con el cursor adentro, listo para que escriba allí.
     
  3. Entrar Texto: Escribir: Oradores de inglés = 3,425,304
    ConsejoCon este método, el cuadro de texto tendrá el ancho exacto para contener su texto.
     
  4. Formatear el texto:  
      Tamaño de Fuente = 20
      Color = Verde
      Negrita

     
    El cuadro de texto, probablemente no está centrado bajo el título, dependiendo de dónde hizo exactamente el clic para crearlo.
     
  5. Cuadro de texto con formatoAlinear Cuadro de Texto:
     
    Horizontalmente: Mientras el nuevo cuadro de texto es seleccionado, mantener apretada la tecla MAYúS y hacer clic en el marcador de posición del Título, Lenguajes, para agregarlo a la selección. En la barra Dibujo, seleccionar, Dibujo | Alinear o distribuir | Alinear verticalmente
     
    El marcador de posición y la línea del cuadro de texto, se alinean limpiamente uno sobre el otro.
     
    Verticalmente: Seleccionar
    el marcador de posición de Título, el cuadro de texto de Oradores de inglés y el gráfico. Desde el menú Dibujo seleccionar,  Dibujo  |  Alinear o distribuir  |  Distribuir verticalmente . Los tres ítems son vueltos arreglar ordenadamente, aunque el cuadro de texto se tenga que superponer a los otros.
     
  6. Clic dentro de un área en blanco de la diapositiva, para deseleccionar a los objetos.
  7. Icono: Disco ClaseGuardar. [nz-importar.ppt]
    Disco lleno Como manejar un disco Clase lleno

    Diapositiva Lenguajes - después formato y agregar un cuadro de texto

  8. Ejecute la Presentación de Diapositivas, comenzando con ésta diapositiva.
    Hummm. El título y el gráfico están animados, usando la configuración de Patrón de Diapositiva, pero el cuadro de texto aparece cuando las diapositivas se ven. Quizás pueda arreglar ese desafortunado estado de cosas, en la próxima lección.

Evaluar

Icono:QuestionEn ésta diapositiva, está trabajando bien el gráfico? Cual fue el propósito de ésta presentación? Se logrará ese propósito con la ayuda de ésas diapositivas?

El tamaño de la fuente puede haber cambiado a 18 para los números y lenguajes. (Cambia automáticamente cuando se redimensiona el gráfico.) Eso esta muy bien para ser visto en un monitor. Pueden resultar demasiado chicas para producir un buen resultado en la proyección sobre una pantalla y en un salón grande.


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Traducción: Enrique Chornogubsky   

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Last updated: 16 Dec 2010