Diseño de Hoja de Cálculo:
Compartiendo Datos

 Title: Jan's Illustrated Computer Literacy 101
Los programas de Microsoft Office y muchos otros, pueden incluir muchas clases de documentos y parte de ellos como secciones de los propios. Programas que pueden fácilmente compartir datos de esta manera, se denominan integrados.

Un documento Word podría incluir los datos de una hoja de cálculo, como por ejemplo una tabla o un total actual. Una hoja de cálculo podría usar un documento Word, quizás como parte de la documentación.

Tabla de Excel en un documento de Word

Los Datos desde una tabla de Excel insertados en un documento de Word


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Antes de empezar...

Proyecto 1: Excel IntroTo subtopics

Proyecto 2: FundamentosTo subtopics    

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Pegar?

Las funciones de Copiar y Pegar funcionan bien frecuentemente para transferir datos de un programa al otro.  A veces se produce una confusión entrecortada! Si se han instalado los filtros  correctos  para importar, todo funcionará bien.

Aún cuando las cosas funcionen bien, podría perder algún formato.  Algunas características hacen que no se traduzca bien entre los programas.   

Las imágenes de abajo, muestran como el Calculador de Niveles  hace el pegado en cuatro situaciones distintas.  

Original en Excel Tabla - pegar en Excel
   
Pegado en Word

 Tabla desde Excel - pegar en Word

Se produjeron algunos cambios en el formato, pero no mucho.  Word tiene un excelente filtro para importar el material de Excel.
   
Pegado como  Formato de Texto enriquecido

 Tabla desde Excel - pegar - RTF=Rich Text Format

Usar el Formato de Texto Enriquecido RTF es una buena alternativa cuando el programa de destino no tiene un filtro para importar su material.

Se mantiene la estructura de la tabla pero hay un problema con las celdas combinadas. Se pierde algo de formato. Es muy probable que pierda características de formato avanzadas, como los bordes punteados o rellenos graduales.
   

Pegado en WordPad, un procesador simple de palabras

 Tabla desde Excel - pegar en WordPad

Se ha perdido una gran cantidad del formato. Los encabezados de columnas están desalineados. No tiene un aspecto demasiado bueno.
   
Pegado en Notepad, un editor de textos simple Tabla desde Excel - pegar en Notepad

Uups! Los datos son alineados prolijamente con paradas del tabulador, pero los rótulos de las columnas están afuera, en el aire. Otros editores de texto pueden trabajar mejor que el Notepad, que es un muy elemental editor de texto.

Es interesante observar que el Promedio Final, muestra todos los puntos decimales. Los rectángulos negros muestran en el, donde estaban los saltos de líneas originales.

Pegar Especial

En muchas aplicaciones que incluyen los programas de Microsoft Office, puede usarse el comando Pegado Especial, para controlar el tipo de objeto que obtendrá al pegar. Para mantener los datos fuente en forma utilizable, Pegado Especial lo puede convertir en un:

  • objeto incrustado
  • objeto vinculado
  • icono de acceso directo
  • dibujo

Pegado Especial como:

Como se comporta

 

Objeto incrustado

 

 Insertar una copia del material fuente. Se vuelve una parte del documento de destino.

Cambios: No cambia si el documento de origen cambia. Puede cambiar el objeto incrustado, pero el documento fuente no cambiará para igualarse.

Editar: Puede editarse y hacer cambios en el lugar, usando la barra de herramientas del programa original. No hay que cambiar de ventanas.

Ventaja: Todos los datos están en un archivo, en un solo lugar.

Desventaja: El archivo es más grande que con otros métodos. Quizá MUCHO más grande. Si el original cambia, el objeto no tendrá los últimos datos.

Objetos vinculados

 Insertar una copia vinculada con el material fuente.

Cambios: Cambiará si el documento fuente cambia. No es posible hacer cambios en el objeto que se ve en el documento de destino.

Editando: solamente en el programa original. No se puede editar en el lugar.

Ventaja: Muestra la última versión de la fuente. El tamaño del archivo es menor que para un objeto incrustado.

Desventaja: Debe tener acceso a ambos archivos, el fuente y destino. De lo contrario los datos vinculados no estarán disponibles. Editar o cambiar es más complicado que con objetos incrustados. Usará tamaño y formato de fuente en la reapertura.

Icono

 Vínculo con Clic hacia el documento fuente.

Ventaja: Agrega poco al tamaño del archivo de destino.

Desventaja : Debe hacer un clic en el icono, para abrir al programa fuente y ver los datos. No es mostrado en el documento mismo. Esto no es apto para documentos impresos. Ambos documentos deben estar disponibles en la computadora.

Dibujo

 Imagen instantánea del documento fuente.

Cambios: No cambiará si el documento fuente cambia.

Editar: Con una Herramienta de Dibujo o un programa gráfico, como cualquier otro dibujo.

Ventaja: Puede pegar una imagen de material que no puede ser incluido, por medio del incrustado o vinculo. El dibujo muestra exactamente como se ve la fuente, en el momento en que la copia.

Desventajas: La imagen no puede ser editada o actualizada fácilmente. Las imágenes agregan mucho al tamaño del archivo.

WarningCompartir los datos puede llevar al límite a los recursos de su computadora. Tiene dos programas abiertos y algún software de fondo que maneja las comunicaciones entre ellos. Esto consume mucha memoria y otros recursos. Guarde sus trabajos antes de empezar a configurar cualquier clase de archivos compartidos. De esa forma, si su computadora se paraliza, no perderá todo su trabajo.

Ahora está listo para practicar con cualquier clase de datos compartidos. Sea cuidadoso. Si su computadora empieza a disminuir su velocidad mientras trabaja, es que no cuenta con suficientes recursos para lo que intenta hacer. Si cree que DEBERíA tener suficientes recursos, reinicie la computadora. (Esto es, apáguela y vuelva a encenderla después de unos instantes.) Quizás eso libere los recursos que está necesitando.