Informe: Reducir

Paso a Paso: Reducir documento

Que aprenderá:

reducir márgenes con Configurar Página
ajustar el interlineado
usar Reducir hasta Ajustar

Inicio con: , informe-viajesmundiales6.doc

Se trabajará con el informe para tratar de mejorarlo y reducir su longitud.

Configurar Página

A partir de que mucho texto está editado con profundas sangrías en la mayor parte del informe, se pueden reducir los márgenes de las páginas, sin que el texto quede demasiado cerca del borde. Esto permitirá que su texto use más del ancho de la página, manteniendo las sangrías.

Poner al cursor en la primer página del texto del informe actual. (La página que queda después de la Tabla de Contenido.)
Desde el menú seleccionar, Archivo | Configurar Página... .
En la ficha Márgenes, cambiar los Márgenes Izquierdo y Derecho por 2,5 cm y elegir aplicar, a Esta sección .

La plantilla de informe creó varias secciones en dicho informe, de manera que podría tener diferentes números de página y también diferentes encabezados y pies.

Hummm. Eso ayudó, pero todavía hay un texto que se ha dejado en la primera página, que parece bastante abandonado.
Desplegar a través del documento y mirar en la regla los márgenes de página. Las tres páginas del texto del informe y de la página de Trabajos Citados, deberían mostrar 2,5 cm para todos los márgenes. Las primeras dos páginas tienen su margen izquierdo y derecho de 1,7 cm y 3,17 cm.
Verificar la Tabla de Contenido. El número de página del ítem Oferta Aniversario... ha cambiado para ajustarse a su nuevo punto de partida. ¿¿Es demasiado bueno esto??
Guardar como, informe-viajesmundiales7.doc
Como manejar un disco que está lleno

Interlineado

Necesita crear más espacio en la primer parte del informe para reducir el número de líneas que quedan afuera. Requerirá hacer algunos pequeños ajustes, mover y remover suficiente texto de manera que el comando Reducir hasta Ajustar, funcione.

Para reducir los espacios en blanco puede redimensionar o remover las líneas en blanco. También puede ajustar el espacio anterior y posterior en los párrafos.

Remover el párrafo de abajo en la tabla. El párrafo siguiente está demasiado cerca del borde inferior de la tabla.
Mover el cursor hacia el párrafo de abajo en la tabla. Hacer un clic derecho y seleccionar Párrafo... desde el menú que aparece.
En la fecha de Sangría y espacio, cambiar el Espaciado anterior a 6 ptos y dejar todo el resto igual.
Hacer un clic en Aceptar. Ahora hay un buen espacio entre la tabla y el párrafo.
Mover su cursor hacia la línea de título 10º Aniversario en la primer página del cuerpo del informe (no la página de Tapa).
Abrir el diálogo de Párrafo para este y reducir el Espaciamiento Anterior de 11 ptos. a 6 ptos.

Hummm. Ningún cambio todavía.

Inspeccionar los Estilos usados.

Estará usando en breve, el comando, Reducir hasta Ajustar. Para ver que cambios produce, primero deberá ver que están haciendo sus estilos.

Desde los archivos fuente, abrir el archivo tamaños.doc.
Imprimir tamaños.doc y cerrarlo.
Llenar en las dos primeras columnas. Poner el cursor en cada párrafo del informe. Mirar en la barra formato en los cuadros Estilos y Tamaños, para comprobar que estilo y tamaño están siendo usados. Hay por lo menos 12 estilos usados actualmente. No se olvide de la nota al pie!
- Columna 1 = estilos de párrafo que están siendo usados en el informe
- Columna 2 = tamaño de fuente usado por cada estilo de párrafo.
- Columna 3 = nuevo tamaño de fuente después que Reducir hasta ajustar, es aplicado más tarde.

Reducir hasta ajustar

Cuando se tiene solo unas pocas líneas en la última página, un comando especial en la ventana de Vista Preliminar, puede ayudar.

Abrir la Vista de Impresión Preliminar.
Hacer un clic en el botón para Páginas Múltiples de la barra de herramientas en Vista Preliminar de Impresión y arrastrar a través de la paleta para seleccionar 6 páginas. Ahora se pueden ver todas las páginas simultáneamente. La página 5 tiene solamente unas pocas líneas. Este documento es un buen candidato para la función Reducir hasta ajustar.
Hacer un clic en el botón Reducir hasta ajustar, para ver si el informe puede ser reducido en una página.
Ups! Aparece un mensaje que dice Reducir hasta ajustar ha fallado. Necesita mover más texto usted mismo.

En Word 97 y Word 2002 es más probable que tenga éxito en este punto. En ellos se achican el tamaño de las fuentes más que en Word 2000, de manera que es más fácil reducir el texto a una sola página.
Cerrar Vista Preliminar de Impresión.
Remover cualquier párrafo en blanco debajo del texto del informe y antes de la página de Trabajos Citados. No remueva el Salto de Página.
Abrir nuevamente la Vista Preliminar de Impresión y tratar de usar el comando Reducir hasta ajustar. Una vez más, no funciona.
Cerrar Vista Preliminar de Impresión.
Poner al cursor en un párrafo con estilo Texto independiente.
Abrir el diálogo Párrafo y cambiar Interlineado a 6 ptos. Cerrar el diálogo.
Con el cursor todavía en el párrafo, hacer un clic en el cuadro de texto Estilo en la barra de herramientas. Aparece un diálogo. Escoja para redefinir el estilo. Con este estilo, los cambios se espacian para todos párrafos.
Abrir nuevamente la Vista Preliminar de Impresión y tratar de usar el comando Reducir hasta ajustar. ¡Exito!
Actualizar la Tabla de Contenido. Reducir hasta ajustar acortó el documento en una página, pero la entrada de Trabajos Citados en la TOC no se actualizó, cuando estuvo en la vista Preliminar de Imprimir.
Guardar. [informe-viajesmundiales7.doc]
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Inspeccionar los resultados. Que cambió? Completar en la columna 3 de la lista de estilos para el tamaño de fuente que se está usando ahora, para cada estilo de párrafo se encuentre.

Todos los tamaños de fuente han sido reducidos. En algunos casos, Word 97 y Word 2000 reducen a tamaños distintos.

No han cambiado las definiciones de los estilos de párrafos. Los cambios fueron ejecutados "manualmente". Párrafos nuevos usarán los estilos de párrafo originales. De manera que, Reducir hasta ajustar, debería ser la última cosa que haga antes de imprimir.

Si aplicó el formateo manualmente, en lugar de usar los estilos de párrafo como han sido descriptos en las instrucciones, los formatos pueden haberse perdido.

La nota al Pie puede haber quedado en una página equivocada o desaparecido totalmente! Esto puede haber sido causado por líneas en blanco en lugares equivocados. Verificar si hay líneas en blanco adicionales, antes de la página de Trabajos Citados y borrarlas.

Como desencogerlo

Suponga que más tarde decida que quiere volver atrás su documento o partes del mismo al estado que tenía antes de encogerlo. La función Deshacer no funcionará, si ha cerrado al documento. Puede restaurar los estilos de párrafo originales con una combinación de teclas. Desde luego que con algunas limitaciones. Se perderá cualquier formato aplicado por separado desde los estilos de párrafo.

Seleccionar todo el documento con la combinación de las teclas CTRL + E (teclado español) o CTRL + A (teclado inglés).
Usar la combinación de las teclas CTRL + MAYúS + Z )teclado español) o CTRL + ALT + Z (teclado inglés). Esto removerá todo formato agregado manualmente (incluyendo lo que aplicó Reducir hasta ajustar). El documento vuelve a los estilos de párrafo asignados.
Desplegar a través del documento, para ver que es lo que se ha restaurado.
Verificar el estilo de la nota al pie. También volvió a su formato original? No! Aparentemente no fue seleccionada.
Hacer un clic en la flecha al lado del botón Deshacer para ver la lista de las acciones realizadas. Su lista puede ser algo diferente, dependiendo de que sea lo que ha hecho.

La acción de Definir carácter es lo que hizo su combinación de teclas, pero también se aplicó Actualizar Campos. Word verifica para ver si los números de la Tabla de Contenido necesitan ser cambiados.
Hacer un clic en el ítem Definir Carácter, para obtener nuevamente el informe con el número de páginas reducido. El comando que usted activó con un clic, se deshace y además también cualquier otro anterior al mismo.
Verificar la Tabla de Contenido. Están bien los números de página? Si no lo estuvieran, verificar nuevamente la lista en Deshacer o solamente Actualice Campos usted mismo.

Correcciones Manuales

Si usó el formato manual del documento, en lugar de los estilos de párrafos que se indicaron utilizar con las instrucciones, Reducir hasta ajustar, puede haber perdido algo de los formatos. Revisar el Informe cuidadosamente.

Corregir a cualquier cambio de formato que hizo Word y que usted no desea conservar.
Por ejemplo, puede haber perdido los caracteres en negrita de las líneas: "Metas para esta promoción" y "Resumen de resultados" en la última línea de la tabla.
Si usted no entendió bastante bien las instrucciones sobre los varios estilos, podría haber otros lugares más, que necesitan ser corregidos.
Guardar como informe-viajesmundiales7.doc en su disco Clase.
Como manejar un disco que está lleno

Proyecto 4: Informe Reducir